Lilium Konzultáns Kft.

Figyeljük, hogy ki téved a honlapunkra és mit keres rajta. Sokan jönnek a munkaköri leírás kereső szóval - általában valamilyen konkrét munkakör leírását keresve. Több nagy kapcsos könyv kiadónál láttuk, hogy 5-10 soros kis szövegeket adnak meg mint munkaköri leírásokat. Ezek ugyan egy törvényi kötelezettség kipipálására alkalmasak, de úgy véljük, hogy legfeljebb elrettentő példának jók, nem a gyakorlatban használható munkaköri leírásnak.

Normális esetben az szervezési táblában (szervezeti ábrán, organigramon, orgvízión) megtalálható és hierarchiába rendezett munkakörökbe életet a munkaköri leírás és a szervezeti és működési szabályzat (ide kattinson: SZMSZ) lehel. Mi itt a Liliumban már sok hazai KKV-ben - nem általunk készített - munkaköri leírást olvastunk el. Jellemzően ezek az előző bekezdésben említett és a kapcsos könyvek sémája szerint készült néhány mondatos írásművek. Általában felsorolják azokat a cselekedeteket, amit a munkakörben elvárnak. Jó esetben benne van, hogy miért "felel", ki a felettese, esetleg milyen követelmények vannak a munkakörrel szemben. Kiegészítve néhány sablonos mondattal munka- és tűzvédelemről, minőségbiztosításról, vezetői felelősségről. Ennyi. Élő ember nincs, aki ez alapján egy munkakört átvéve akárcsak halvány fogalma is lenne arról, hogy mit is kell majd produkálnia. Ennek elkerülésére szoktak az adott munkakörben "tapasztalt" embereket keresni.

Sajnos a KKV-k esetén nem szokott működni álláskiíráskor ez a jámbor óhaj. Aki tapasztalt és jó munkaerő, azt a jelenlegi cége köti (és megbecsüli), s helyette a máshonnan kiutált, hasonló munkakörben foglalkoztatott, de csak rossz rutinokat követő, sikertelen embert lehet így megtalálni. S bizony eltelik egy-másfél év, mire mindenki világosan látja, hogy "na ez sem sikerült".

A Liliumban dolgozó tanácsadók úgy gondolják, hogy nem lehet megúszni a gondolkodást. Szerintünk alaposan át kell gondolni, hogy egy munkakörben mit várunk a betöltőjétől! "Clara pacta, boni amici" - mondja a régi latin közmondás (világos szerződés, jó barátok a fordítás). Ma tele van az ország olyan KKV munkahelyekkel, ahol a munkáltató sem tudja pontosan mit is vár a munkavállalótól. Üres lózungkat hallani: legyen "tulajdonosi szemlélete", "szakadjon meg a munkában", "gondolkodjon", "ne gondolkodjon, hanem dolgozzon" és ehhez hasonlók. Nem csoda, hogy állandóak a munkahelyi légkört folyamatosan mérgező viták. A munkavállalók dolgozgatnak, a munkaadó fizetget - a termelékenység meg lent van a bányászbéka feneke alatt.

Ennek a jelenségnek az elkerülésére a Liliumban kifejlesztettünk egy munkaköri leírás sémát, amely 22 pontban taglalja a munkavállaló feladatait (a lap alján el lehet olvasni a 22 pontot). Tartalmazza a kapcsolatait, az általa előállítandó termékeket, szolgáltatásokat, az elérendő és megtartandó állapotokat, a kommunikációt, azaz a kapott és adott információkat és még egy csomó egyéb fontos tudnivalót. Ha veszünk egy bonyolult gépet (pl. egy személyautót), akkor meg vagyunk sértődve, ha nem adnak hozzá több száz oldalas, részletes kezelési utasítást. Az embertől meg elvárjuk, hogy találja ki, mire is gondoltunk, amikor egy munkakörbe felvettük! Tudjuk, hogy a legjobbak képesek erre, de a legjobbak éppen most alapítják a saját cégüket és legfeljebb ideig-óráig vannak alkalmazásban egy cégnél. Rájuk nem lehet egy vállalkozást alapítani, hanem bizony olyan emberekkel kell hatékonyan működtetni a céget, akik jó katonák és pontosan végrehajtják a parancsot - ha megkapják azt.

Lehet szidni és utálni a multinacionális nagy cégeket (mi sem szeretjük őket túlságosan), de az elvitathatatlan, hogy ők bizony megtanulták, hogyan lehet verhetetlen csapatot szervezni közepes képességű emberekből. Ennek egyik eleme, az alapos és pontos munkaköri leírás. (A másik, hogy még a szakemberképzésük háttérintézményét is létrehozták az MBA képzéssel; amit a diákok fizetnek és nem a multik - ilyen KKV szinten jelenleg nem létezik, nemcsak Magyarországon, hanem sehol a világban!)

A munkahelyi szituációkat elemezve alakult ki a már említett 30 pontos séma. Ha ügyesen összehangoljuk a szervezési táblát és a munkaköri leírásokat, akkor egy jól működő céget kapunk. Ez akkor sem lenne egyszerű feladat, ha csak a vevők igényeit kellene kielégítenünk. Ám egy hazai KKV-től az adóztató állam és önkormányzat, az osztalékot és növekedést követelő tulajdonos, a stabil és normális életszínvonalú megélhetésért küzdő munkavállaló, a karrierterveket dédelgető menedzser, a környéken tiszta környezetet óhajtó lakók és még ki tudja hányféle érdekcsoport szeretne valamit. Mindennek jól megfelelni és még a hazai kiélezett versenyben is helytállni, már szinte művészet.

Ellenben tapasztalatunk szerint ami korábban művészet, az később tömeggyártássá, giccsé válik - amint kiderülnek a belső fogások, szakmai titkok. Sokat dolgoztunk azon, hogy a munkaköri leírás nálunk a tömegtermelés szintjére jusson. Vigyázni kellett, hogy ne sikkadjon el a lényeg: az alapos átgondolás. Ám amikor a rutinfeladatokra kerül a sor, akkor azt minél gyorsabban szeretnénk elvégezni.

Munkaköri leírásunk legfontosabb elemei azok a pontok, amelyben leírjuk, hogy a munkavállaló tevékenységének mi legyen az eredménye. Ma sajnos azt tapasztaljuk, hogy ezt a legfontosabb dolgot felejtik el közölni az új munkavállalókkal. Pedig nem elég izzadni, húzni a kondenzcsíkot, vadul és ész nélkül tevékenykedni, mert mindez mit sem ér, ha a várt eredmény marad el. Az elvárt eredmény általában valamilyen termék, jól elvégzett szolgáltatás; illetve elért és megtartott állapot, amelyre valakinek pont úgy, pont akkor és pont azon az áron szüksége van. Minden ilyen dolog mérhető - ami nem mérhető, arra nincs szükség. Mi hozzá is rendeljük ezekhez a mérőszámot, megmondjuk az elérendő normát és ehhez igazítjuk a teljesítménybért. Bevetünk még néhány trükköt, hogy a teljesítménybér valóban ösztönző legyen, amit meredek lefutású mozgóbér fizetési függvényekkel érünk el.

Cinikusan hangzik, de jól tükrözi a lényeget: mi a munkavállalóktól elvesszük a nemtudás jogát. Ma egy szokásos KKV-ben naponta többször hangzik el védekezésként, hogy "nem tudtam, nekem ezt senki nem mondta". Mi sem mondjuk, hanem leírjuk és megtanítjuk. Összehangoljuk az egyének és a cég érdekeit: a teljesítménybéren keresztül az jó a munkavállalónak ami a cégnek is.

A munkaköri leírások készítésének felgyorsítására kidolgozott módszertanról készítettünk egy jegyzetet. Ez tartalmazza a 22 pontos munkaköri leírás sémát, a 18 pontos szervezeti és működési szabályzat sémát valamint az ezekhez tartozó részletes kitöltési útmutatót - minden ponthoz sok példával. A jegyzetet ide kattintva rendelheti meg.

Reméljük megtetszett az itt írt módszer. Ha komolyan fontolgatja cégében a termelékenység fokozását szervezéssel és teljesítménybérezéssel, a legegyszerűbb, ha elhív minket egy tájékozódó beszélgetésre. Ide kattintson, itt van a telefonszám és a levélírási lehetőség.

Munkaköri leírások vázlata

1. Munkakör megnevezése


2. Kinevező, visszahívó szerv vagy személy


3. Felettes poszt megnevezése


4. Beosztott munkatársak poszt neveinek felsorolása


5. Helyettes poszt és helyettesítendő posztok


6. Mi célból, milyen feladatok elvégzésére lett kialakítva a munkakör


7. Cselekvések és teendők napirendje, heti, dekád, havi, éves stb. cselekvési listák


8. Azon közvetlen hierarchián kívüli posztok felsorolása – cégen belül és kívül – akikkel kötelező együttműködni


9. Munkahely leírása (akár fénykép, videó felvétel is)


10. Kezelendő anyagok, tárgyak, személyek (ügyfelek)


11. Bemenő és kimenő információk, ezek formája, feldolgozottsága, határideje, iránya (kitől kinek)


12. Jogosultságok, kötelezettségek, felelősségek


13. Az általa kezelendő büdzsék és azok adott időszakra vonatkozó korlátai


14. Tananyag, tudástár és a fellelhetősége


15. Know-how, fortélyok


16. Vonatkozó rendeletek, jogszabályok, szabványok és fellelhetőségük


17. Vonatkozó – máshol leírt – cégen belüli folyamatok, eljárások, szabályzatok, szokványok, űrlapok, tervek stb.


18. A poszt betöltéséhez szükséges személyes tulajdonságok


19. Elérendő eredmények (legyártott termékek, nyújtott szolgáltatások, elérendő és megtartandó állapotok)


20. Eredmények mérőszámai


21. Normák


22. Anyagi, előmeneteli, tanuláshoz jutási és erkölcsi érdekeltségi rend, mozgóbér függvények